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3.1. Deberá ir a la ruta donde almacenó la plantilla para el cargue de documentos y abrir el archivo xlsx.


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10. Imagen (Clic en la plantilla)


3.2. Al abrir la plantilla podrá visualizar la ruta de las agrupaciones documentales, las cuales se identificaron al momento de generar el archivo.


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11. Imagen.


3.3. Sí generó diferentes rutas, dentro del archivo encontrará las hojas de acuerdo al número de rutas ingresadas. 


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12. Imagen.


3.4. De acuerdo a la Subserie con la que haya generado la plantilla, podrá asociar las tipologías documentales que pertenecen a dicha agrupación por medio de una lista desplegable de acuerdo al los documentos que contenga el expediente.


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13. Imagen.



3.5. Es necesario indicar la ruta del documento local en la celda correspondiente, dicha ruta la podrá obtener más fácilmente seleccionando el documento local y dando clic en “Copiar ruta de acceso” como se indica en la imagen.


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14. Imagen.


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15. Imagen (Deberá ir a la celda correspondiente y pegar el enlace copiado del documento local)


3.6. Es obligatorio diligenciar los demás metadatos que están relacionados a los documentos adjuntos, como lo es el origen (Físico, electrónico o desmaterializado), el número de folios de cada documento y fecha de creación del mismo.


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16. Imagen. 


3.7. En la plantilla igualmente deberá diligenciar los metadatos de identificación del expediente donde almacenará la documentación (Estos metadatos de UDC están relacionadas a la subserie documental que se indicó en la ruta). Dichos metadatos o datos de elemento son necesarios para la creación y  búsqueda de las unidades documentales dentro del gestor documental. Tener presente: si va a migrar documentos a una unidad documental que ya está creada en el gestor documental únicamente indicará los metadatos de ese expediente. Si no tiene un expediente creado dentro del gestor documental para almacenar los documentos que migrará, podrá desde esta plantilla indicar nuevos metadatos para la creación de dicha unidad documental y se creará de manera automática. 


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17. Imagen.



NOTA: De acuerdo al plan y componentes adquiridos, podrá hacer la descripción documental de las unidades documentales a migrar al gestor documental, esto basado en la normatividad correspondiente para dicho proceso de descripción.


3.8. Adicionalmente, podrá diligenciar los campos relacionados con la descripción documental basados en la norma internacional archivística ISAD - G la cual consta de siete áreas que abarcan 26 campos que permiten conocer a fondo los aspectos correspondientes a la producción documental que se migrará a la plataforma: 


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18. Imagen (Los campos para la descripción documental son opcionales)


3.9. Para diligenciar los campos relacionados a la descripción documental, es importante identificar la información que se debe indicar en cada uno de los campos:


    • Alcance y contenido: se indica qué contiene el nivel de descripción. Ejemplo: el fondo de una persona celebre se podría describir indicando que contiene: sus obras literarias, que contiene fotografías de la familia (se puede indicar que personas hay en las fotografías, quiénes eran), cartas personales y su contexto, puede incluir detalles específicos y esto es válido.
    • Características físicas y requisitos técnicos: indicar el estado físico en que se encuentran los documentos y las técnicas que deberán aplicarse para su consulta y conservación.


  • Código de País: de acuerdo a la ISO 3166, deberá indicar el código del país en el cual se encuentra conservada la agrupación documental.


    • Código de referencia: está compuesto por el código del país, el código del archivo y un consecutivo único. El código del archivo es posible identificarlo según la organigrama institucional y, el consecutivo es el que se le asigna a cada agrupación documental.


  • Condiciones de acceso:  se debe indicar el tipo de acceso que tiene la agrupación documental; es decir, si su acceso es público para la consulta, reservado o restringido.
  • Condiciones de reproducción: indicar los derechos de autor en caso de que aplique; es decir, dejar claro si es posible reproducir la información en caso de que se requiera y de qué manera puede reproducirse.


  • Existencia y localización de copias: en caso de que se haya reproducido la información, se debe indicar si existen copias de la documentación y dónde están localizadas.
  • Existencia y localización de los documentos originales: en caso de que la agrupación documental está compuesta por copias, se debe indicar si existe o es posible localizar los documentos originales y cuál es su disposición final.
  • Fecha(s) de la descripción: indicar la fecha en que elaboró la descripción.
  • Forma de ingreso: se debe especificar cómo fue adquirido el documento; pues si el documento se produjo en la entidad simplemente se indica el área productora y si el documento ha sido transferido, mientras que, si el documento fue donado, debe indicarse quién lo donó y cómo se realizó el proceso.
  • Historia archivística: en este campo se consigna la historia del ciclo de vida del documento, es decir, si fue migrado de un soporte físico a electrónico, si fue donado o si en algún momento la información fue alterada; entre otros aspectos que corresponden a su ciclo vital.
  • Historia institucional: debe narrarse la historia institucional de la empresa; pese a ello, cuando el fondo documental ya fue descrito previamente y allí se indicó la historia institucional; este campo no deberá diligenciarse nuevamente en las demás agrupaciones documentales ya que se hereda de la descripción del fondo; esto, comprendiendo que la entidad sólo tiene una historia institucional. Si este campo se edita a nivel de fondo, se cambiará dicho metadato  automáticamente para los niveles inferiores.
  • Instrumentos de descripción: indicar si hay otros instrumentos de descripción que han sido la agrupación documental.
  • Lengua / escritura de los documentos: indicar el tipo de lenguaje que contiene el documento y tipo de alfabetos, código, idioma y tipografía.
  • Nivel de descripción: hace referencia al nivel que se está describiendo, es decir, al fondo, área, serie, subserie o unidad documental.
  • Notas: indicar cualquier observación adicional.
  • Notas del archivero: indicar quién fue el responsable de la descripción, su función dentro de la organización y su profesión.
  • Nota de publicaciones: indicar si existe una publicación que esté relacionada con la información o documentación que contiene la agrupación documental.
  • Nuevos ingresos: indicar si se anexará documentación adicional o si es una agrupación documental que se encuentra cerrada.
  • Organización: indicar si la documentación ha sido intervenida física o electrónicamente con el proceso de organización documental. 
  • Productor: debe indicarse el nombre de quienes produjeron y son responsables de las unidades documentales. Dicho campo está condicionado por un parámetro que se encuentra en el módulo de gestión de maestros donde se indica el nombre de la organización.
  • Reglas o normas: citar la normatividad que utilizó para la descripción o la normatividad que aplica a esa agrupación documental.
  • Unidades de descripción relacionadas: indicar si hay documentos que se relacionan con la información que existe en la agrupación documental que se está describiendo, para ampliar el instrumento de descripción.
  • Valoración, selección y eliminación: se indican los valores primarios y secundarios de la agrupación documental, e igualmente, la disposición final de los documentos. Estos campos serán de texto libre, excepto a nivel de subserie, ya que dentro de la matriz documental se puede obtener esta información.
  • Volumen y soporte de la unidad de descripción: en este campo debe indicarse el volumen y formato en que se encuentran los documentos. Este campo deberá diligenciarse en todos los niveles, excepto a nivel de unidad documental, ya que este se traerá de manera automática indicando los folios y formato de los documentos.


3.10. En dicho componente de migración masiva, no se encontrarán en la plantilla los siguientes campos para diligenciar: Fecha(s) y título, ya que estos se crean de manera automática al subir al archivo a la plataforma. Luego de diligenciar completamente los campos, deberá guardar el archivo.


3.11. Deberá ir al componente y cargar la plantilla diligenciada anteriormente, dando clic en la barra llamada “Cargar plantilla” y se desplegará una ventana de búsqueda para adjuntar el archivo.


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19. Imagen (Seleccionar el archivo y dar clic en “Guardar”)


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20. Imagen (Luego de seleccionar el archivo, dar clic en “Procesar”)



3.12. De acuerdo al archivo adjunto, se desplegarán las diferentes hojas generadas con las plantillas correspondientes para cada una, esto de acuerdo a la ruta escogida.


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21. Imagen (Deberá seleccionar cuál plantilla desea migrar)



3.13. Al momento de seleccionar la hoja con la plantilla correspondiente, podrá visualizar la información que diligenció en el archivo cargado. 


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22. Imagen (Luego de verificar la información y tener la plantilla seleccionada, deberá dar clic en el botón inferior “enviar”)



3.14.  Al momento de dar clic en “enviar”, se desplegará una ventana, indicando el número de documentos adjuntos dentro de la plantilla. 


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23. Imagen (la información deberá coincidir correctamente con el número de documentos adjuntos, clic en “Sí” para enviar la información)


3.15.  Luego de realizar la migración, se desplegará una ventana indicando el resumen de la transacción, informando el número de transacciones (Documentos) exitosos y fallidos en la migración al gestor documental.


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24. Imagen (Clic en “Aceptar”)



3.16. Al momento de migrar todos los documentos a la plataforma, deberá ir al gestor documental y verificar la transacción. 


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25. Imagen (Si se creó desde la plantilla la unidad documental, deberá verificar que el expediente se haya creado correctamente, si el expediente ya estaba creado deberá realizar la búsqueda del mismo)


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26. Imagen (Es importante que se verifiquen los metadatos de identificación del expediente si éste lo creo desde la plantilla, teniendo en cuenta los que se diligenciaron en el archivo)


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27. Imagen (Igualmente, deberá verificarlos metadatos relacionados a la descripción de la unidad documental)



3.17. Podrá igualmente ingresar a la unidad documental y visualizar los documentos migrados con sus respectivos metadatos de identificación. 


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28. Imagen


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29. Imagen